De werkkostenregeling

Wat moet u weten voor 1 januari 2011

Op dit moment zijn er allerlei zeer gedetailleerde regelingen voor belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Per 1 januari 2011 wordt een nieuwe regeling ingevoerd: de werkkostenregeling. Door deze regeling wordt het systeem van belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen aan personeel ingrijpend gewijzigd.

De werkgever is (nog) niet verplicht gebruik te maken van de werkkostenregeling. Tot en met 2013 mag de werkgever ieder jaar opnieuw kiezen voor de werkkostenregeling. Er kan ook voor worden gekozen om de bestaande regelgeving toe te blijven passen. Er geldt dan wel een beperking voor personeelsfeesten en reizen tot € 454,- per werknemer per kalenderjaar. Vanaf 2014 geldt de werkkostenregeling voor iedereen.

Hoe werkt de werkkostenregeling

De gedachte achter de werkkostenregeling is eenvoudig. Alle vergoedingen en verstrekkingen aan werknemers, die een werkgever aan zijn werknemers doet, vormen loon en zijn in beginsel belastbaar. De werkgever krijgt vervolgens een “vrije ruimte” welke hij kan besteden aan belastingvrije vergoedingen en verstrekkingen. Deze vrije ruimte wordt voorlopig vastgesteld op 1,4% van de totale fiscale loonsom.

Vergoedt of verstrekt de werkgever meer dan 1,4% van de loonsom, dan is de werkgever over dat meerdere een eindheffing van 80% verschuldigd. Deze eindheffing is verplicht. De werkgever kan hier alleen aan ontkomen door van te voren met de werknemer af te spreken dat een bepaalde vergoeding of verstrekking door hen beiden als belast loon voor de werknemer wordt aangemerkt.

De werkgever staat straks centraal en niet zoals nu de werknemer. Vergoedingen en verstrekkingen moeten collectief op werkgeversniveau worden bekeken en niet meer op individueel niveau.

Gevolg is dat ook de gehele administratieve afhandeling van alle zaken rondom vergoedingen en verstrekkingen zal wijzigen.

De werkkostenregeling in het kort:

1. Stap 1: Bepaal of de vergoeding of verstrekking loon is. De werkkostenregeling geldt alleen voor loon.
2. Stap 2: Is de vergoeding of verstrekking loon van de werknemer, ga dan na of deze onder de gerichte vrijstellingen of nihilwaarderingen valt.
3. Stap 3: Is de vergoeding of verstrekking geen gerichte vrijstelling of nihilwaardering, kies dan of u deze als eindheffingsloon behandelt en in uw vrije ruimte onderbrengt of als loon van de werknemer behandelt.
4. Stap 4: Bereken over het bedrag boven de vrije ruimte 80% eindheffing.

Zoals hierboven aangegeven, zijn bepaalde voordelen geen loon of er bestaan vrijstellingen voor. Daarom vallen deze niet onder de werkkostenregeling. Het gaat dan om:

• Voordelen buiten de dienstbetrekking: Het betreft hier verstrekkingen die een werkgever vanuit een andere hoedanigheid zou doen dan als werkgever. Medeleven of een persoonlijke relatie met de werknemer staan dan voorop. Denk hierbij aan de fruitmand bij ziekte of een rouwkrans bij overlijden.
• Intermediaire vergoedingen: Bij intermediaire kosten doet een werknemer uitgaven in opdracht en voor rekening van zijn werkgever. Van intermediaire kosten is sprake bij:

- zaken die tot uw vermogen gaan behoren;

- zaken die tot het vermogen van de werkgever behoren en die aan de werknemer ter beschikking zijn gesteld;

- kosten die specifiek samenhangen met de bedrijfsvoering en niet met het functioneren van de werknemer.

• Gerichte vrijstellingen: Gerichte vrijstellingen zijn vrijstellingen die nu ook al bestaan. Voor deze vrijstellingen gelden dezelfde voorwaarden als voor de huidige vrijstellingen. Denk hierbij aan:

- vervoer, bijvoorbeeld kosten voor reizen met het openbaar vervoer en vergoedingen voor reizen met eigen vervoer van maximaal € 0,19 per zakelijke kilometer;

- tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen en dergelijke tijdens dienstreizen);

- maaltijden als gevolg van overwerk, koopavonden, dienstreizen of maaltijden met zakelijke relaties (voor zover de kosten toezien op de werknemer ) etc.);

- Cursussen, congressen, seminars e.d..

- studie- en opleidingskosten;

- extraterritoriale kosten (30% regeling);

- verhuiskosten

- vakliteratuur op de werkplek

- inschrijfkosten beroepsregisters

De werkgever mag voor gerichte vrijstellingen nog steeds een vaste vergoeding geven. De werkgever moet dan wel altijd vooraf steekproefsgewijs onderzoek houden onder de werknemer(s) naar de werkelijke kosten ter onderbouwing van die vergoeding.

• Loon in natura: nihil waarderingen. Denk hierbij aan:

- Arbovoorzieningen

- Vakliteratuur op de werkplek

- Voorzieningen op de werkplek (computer, kopieerapparaat, vaste telefoon, etc.)

- Consumpties op de werkplek

- Uniformen, werkkleding die op (bijna) uitsluitend geschikt is om op tijdens het werk te dragen, en werkkleding die op de werkplek achterblijft

- Werkkleding met een groot bedrijfslogo van ten minste 70 cm2

- Mobiele telefoon, blackberry of smartphone (mits meer dan 10% zakelijk gebruikt)

- Laptop (mits zakelijk gebruik 90% of meer is)

- OV-jaarkaart en voordeelurenkaart als deze kaart ook voor het werk wordt gebruikt

- Renteloze personeelslening voor de aanschaf van een fiets, elektrische fiets of elektrische scooter voor woon-werkverkeer

- bedrijfsfitness op de werkplek

- de kosten en het rentevoordeel van een personeelslening voor de eigen woning van uw werknemer als deze aftrekbaar zijn in de inkomstenbelasting.

Voor alle vergoedingen en verstrekkingen die niet:

- onder het begrip intermediaire kosten vallen, en / of

- niet onder de gerichte vrijstellingen vallen, en / of

- niet op nihil worden gewaardeerd,

geldt dat deze in beginsel aan de heffing van de loonbelasting/premie volksverzekeringen zijn onderworpen. De werkgever mag maximaal 1,4% van de fiscale loonsom, de “vrije ruimte”, besteden aan onbelaste vergoedingen en verstrekkingen.

De werkgever mag zelf kiezen welke vergoedingen en verstrekkingen hij onderbrengt in de vrije ruimte, mits deze binnen de gebruikelijkheidstoets vallen. Dit houdt in dat de aan te wijzen vergoedingen en verstrekkingen niet meer dan 30% mogen afwijken van wat in vergelijkbare omstandigheden gebruikelijk is. Over het bedrag boven de vrije ruimte betaalt de werkgever loonbelasting in de vorm van een eindheffing van 80%.

Wat nu te doen?

In de jaren 2011, 2012 en 2013 heeft de werkgever de keuzemogelijkheid om te kiezen voor de werk-kostenregeling of voor de oude wet- en regelgeving. De keuze moet blijken uit de administratie. Doet de werkgever niets, dan gaat de belastingdienst ervan uit dat de overgangsregeling wordt toegepast. Ongeacht de keuze die wordt gemaakt, zijn er een aantal zaken die (nu) de nodige aandacht vragen.

Aandachtspunten naar 2011-2014:

- Keuzemogelijkheid: wel of niet gebruik maken van de overgangsregeling;

- Gevolgen in beeld (laten) brengen;

- Inventarisatie, overleg en eventuele heroriëntatie arbeidsvoorwaarden;

- Opzeggen/ afsluiten contracten;

- Eventueel: steekproef vaste kostenvergoedingen/ overleg fiscus over het herzien van bestaande afspraken;

- Voorlichting werknemers;