Hoe definieer je KPI’s?

Als u start met een nieuw reporting / BI –project dan is de kans groot dat het projectteam op een gegeven moment bij u komt om te brainstormen over Key Performance Indicatoren (KPI’s). Dat blijkt vaak best lastig te zijn, ik heb al vaak meegemaakt dat de financials ‘alles’ wilden hebben om dat vervolgens zelf te gaan analyseren met Excel. Helaas voor deze financials is ‘alles’ niet het juiste antwoord op de vraag wat u voor informatiebehoefte heeft. Daarom zullen we in deze blog aandacht besteden aan het definiëren van KPI’s.

Wat zijn KPI’s eigenlijk?
Wat denkt u: is ‘nettowinst’ een KPI? Veel financials, accountants en consultants geven een verkeerd antwoord, ze weten eigenlijk niet precies wat KPI’s zijn. Als je ze vraagt naar een KPI dan komen ze vaak met KRI’s, RI’s of PI’s op de proppen. Daarom eerst een goede uitleg van het onderscheid:
1. Key result indicators (KRI’s) geven een indicatie of je op de juiste weg bent en zijn vaak het gevolg van meerdere onderliggende oorzaken. Ze zijn vooral geschikt voor het hogere management en worden meestal maandelijks gerapporteerd. Voorbeeld: resultaat voor belastingen.
2. Performance indicators (PI’s) zijn vaak niet-financieel en meten onderliggende factoren. Deze indicators horen thuis op de dashboards van het middenkader. Bijvoorbeeld: aantal te late leveringen. PI’s zijn toekomstgericht.
3. Result indicators (RI’s) zijn de financiële equivalent van PI’s, ze zijn echter gericht op het verleden. Bijvoorbeeld: bezetting van hotelkamers.
4. Key performance indicators (KPI’s) zijn performance indicators (zie punt 2) die het meest kritisch zijn voor het succes van de onderneming nu en in de toekomst. Dit zijn dus de indicators waarop gestuurd moet worden. Het woordje ‘key’ dwingt echter keuzes af. Een vuistregel is: ongeveer 10 KPI’s per onderneming.

Eigenschappen van KPI’s
1. Niet-financieel.
2. Worden zeer frequent gemeten, bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks.
3. Het senior management neemt contact op met verantwoordelijke managers naar aanleiding van een afwijking in een KPI.
4. Het moet duidelijk zijn welke actie van medewerkers wordt verwacht als de KPI onder een bepaalde norm komt.
5. Er moet 1 persoon kunnen worden aangewezen die verantwoordelijk is voor de afwijking ten opzichte van de norm.
6. De impact op de organisatie van een KPI die onder de norm zit moet significant zijn.
7. Ze leiden niet tot disfunctioneel gedrag (gedrag dat de organisatie benadeelt, maar wel zorgt voor verbetering van de KPI).

Ik hoop dat u een aantal handvatten hebt gekregen om niet in de valkuilen te stappen waar anderen voor u al in gestapt zijn.