Spreadsheet Risk Management

Spreadsheets zijn overal. Als je eens een zoekopdracht doet op je netwerk dan vind je er vaak vele duizenden. Spreadsheets worden veel gebruikt in rapportageprocessen, maar soms groeien ze uit tot bedrijfskritische applicaties en daar zijn ze nooit voor gemaakt. Daarvoor zijn er andere applicaties, maar die zijn vaak te duur of het duurt te lang voordat ze geïmplementeerd zijn. Soms vereist de hevige concurrentie dat u niet kunt wachten op een nieuw systeem. Deze en nog vele andere redenen zorgen ervoor dat spreadsheets nooit zullen verdwijnen.
Doordat ze steeds meer mogelijkheden bieden en de gebruikers die mogelijkheden ook steeds beter weten te benutten worden de risico’s echter steeds groter. Daarom klinkt de roep om Spreadsheet Risk Management.
Als voorbeeld geef ik de risico's rondom versiebeheer:

Versiebeheer
Stel u mailt uw spreadsheet naar 10 anderen. Heeft u er dan weleens bij stil gestaan dat er dan ook 10 versies zijn ontstaan? Het kan voorkomen dat verschillende ontvangers de spreadsheet aanpassen, waardoor het heel erg moeilijk wordt om alle wijzigingen weer in 1 spreadsheet te verwerken. Maar dat is niet het enige: het kan ook gebeuren dat er plotseling weer een oude versie opduikt die wordt gebruikt voor belangrijke beslissingen.
Als een spreadsheet wordt afgedrukt ontstaat er weer een versie. Vandaar dat het afdrukken van de bestandsnaam en de afdrukdatum en –tijd zo belangrijk zijn. Zo kun je altijd achterhalen waar de gegevens op gebaseerd waren.
Ook het ontbreken van archiveringsbeleid brengt nog weleens wat risico's met zich mee. In de organisaties waar ik geweest ben komt het heel vaak voor dat de rapportage van de vorige maand wordt gebruikt als basis voor de rapportage van de huidige maand. Dan gebeurt het nog weleens dat per ongeluk de rapportage van de vorige maand wordt overschreven. Veel rapportages moeten uit het oogpunt van compliance (o.a. Belastingdienst) vaak lang worden bewaard. Het overschrijven of verwijderen van rapportages zorgt voor non-compliance en levert problemen op. Als u met Excel werkt loont het de moeite om eens naar Sharepoint te kijken. Een eenvoudige versie is gratis te downloaden (WSS 3.0).

Een checklist om de risico's binnen uw eigen organisatie te inventariseren vindt u hier: Checklist
Fouten van anderen zijn altijd leuk. Hier vindt u een kleine 100 verhalen over fouten in spreadsheets, waarbij de schade soms in de miljoenen loopt.