Spreadsheet Risk Management (2)

Als vervolg op mijn vorige artikel wil ik graag nog een belangrijk onderdeel van spreadsheet risk management oppakken, namelijk: hoe zorg je voor een design dat fouten voorkomt?

Design
De meeste Excelexperts zijn geen softwareontwikkelaars en dat is te merken in het design van een spreadsheet. Zo ontbreekt bij de meeste spreadsheets een logische workflow. Je moet als gebruiker goed opletten dat je geen stappen overslaat. Daarnaast is het ontwerp vaak lastig aan te passen omdat de data en design door elkaar heen lopen. Doordat de data vaak netjes opgemaakt is voor de gebruiker is het ook heel moeilijk om deze data opnieuw te gebruiken in een ander spreadsheet. Verder zien we vaak dat datatypen niet netjes worden gebruikt, het kan hierdoor voorkomen dat een cel opgemaakt is als tekst en daardoor niet meegeteld wordt in een berekening. Een ander probleem met berekeningen is het gebruik van constanten, bijvoorbeeld een BTW-percentage, in een formule. Wijzigt de overheid de BTW, dan moeten alle percentages in het hele spreadsheet aangepast worden. Daarnaast ontstaat er soms een enorme brij van aan elkaar gelinkte spreadsheets. Het is niet meer duidelijk waar gegevens vandaan komen. Zo werd onlangs in een ziekenhuis nog een specialist op het matje geroepen vanwege een sterk toegenomen wachtlijst. Het bleek dat de verwijzing naar het onderliggende spreadsheet niet meer klopte, waardoor zijn aantal bij een ander specialisme vandaan kwam. Als laatste noem ik nog de ontbrekende beveiliging. Vaak kan een gebruiker nog veel te veel doen in een spreadsheet, bijvoorbeeld sorteren en rijen invoegen. Een illustratie voor wat dit kan betekenen: onlangs ontving ik een brief, waar inderdaad mijn adres op stond maar er stond een andere organisatie genoemd. Wat bleek? Er was een cel ingevoegd in de eerste kolom van het adressenbestand, waardoor de organisatienamen niet meer met de adressen overeen kwamen.
Een oplossing voor deze zaken bestaat vooral in het aanbieden van standaard templates, best practices, naamgevingsafspraken en richtlijnen. Tijdens het testen moet de naleving hiervan goed worden gecontroleerd.